ペーパーレス化
ペーパーレスとは、紙で打ち出していたものを減らし、電子化することです。
身近な例では、ＩＣカードを使った電車利用（切符発行が無くなる）、新聞・本の電子化などがあります。
決算書類・一定の契約書、領収書については電子保存も認められるようになりました。
ペーパーレス化するメリットは何でしょう？
- 印刷コストが削減でき、日焼けなどの資料劣化もない。
- 資料を探しやすくなり、だれでも閲覧できるようになる。
- パスワードを設定すれば、セキュリティ対策になる。
- 書類を探す時間を減らすことが出来る。
- オフィスがきれいになる。
逆にデメリットとして考えられるのは？
- 重要な書類はデータ化できない場合がある。
- メモを自由に書き込めない。
- 表示する媒体により、見やすさが変わる。
- ＩＴが不得意な人には使いにくい。
ペーパーレス化を進めるためにはタブレットの利用も効果的です。
タブレットを利用すれば、データ化した書類を閲覧するのはもちろん、タッチペン等を使用して作成したノートやメモをデータ保存でき、タブをつけておけば検索するときにも便利になります。
こうすれば、保存した日時も分かり、時系列で書類を確認することが出来ますし、そのデータをクラウド上で保存しておけば、いつでもどこでも確認できるようになります。
当初からデータで作成しておけば、書類をスキャンする手間が無くなり、ノートも必要なくなります。
また、会議で会議資料を人数分コピーして、そろえて会議室に準備するという作業は効率的でしょうか？会議データを各タブレットに送付する形にすれば、コピー費用・準備時間が削減されますし、出席者が事前に会議内容を確認することができます。削減した時間を他の作業に回すことができれば、効率も上げることができます。
年間の会議資料コピー代だけで、タブレット端末の購入費用は賄えてしまうかもしれません。
あと10年もすれば、事務所にシュレッダーがない時代になるかもしれませんね。
（記事）【所員：石橋】
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