電子契約をご存知でしょうか

【所員:春木】

 

 

電子契約をご存知でしょうか

契約を行う際は、紙の契約書に署名捺印を行って合意をし、それを契約当事者双方で保管しているのが一般的です。

一方で「電子署名」と「タイムスタンプ」を付与した電子文書をインターネット経由で合意成立を行い、電子文書のままサーバーなどに長期間保存する契約締結の手段である電子契約という契約手段が普及しつつあります。

電子契約と書面契約の違い

電子契約 書面契約
媒体 PDF等電子文書
署名方法 電子署名、タイムスタンプ 押印
交換方法 Web上で交換 郵送又は持参
保管方法 サーバー、クラウド内等に電子的に保管 キャビネット等に物理的に保管
印紙税 課税対象外 契約書の種類に応じて課税
電子帳簿保存法 届出必要 届出不要

電子契約と書面契約では大きな差がありますが、電子契約に変更するメリットとしては、印紙税、郵送代、契約に関わる従業員等の人件費の節約ができる点です。特に印紙税に関しては、業種的に契約書の数が多い場合には、大きな節約効果があります。

 しかし、実際に使うためには、以下の事項を検討する必要があります。

①投資対効果が合っているか?サービス内容が自社にあっているか?の確認

 実際に導入するときは、電子契約サービス会社に契約関連業務の調査と導入コストの算定をしてもらい、投資対効果があるか検討します。また、ランニングコストが毎年発生するのでその点の考慮も必要です。

 (参考)GMO電子契約サービス Agreeのランニングコスト

     Businessプラン

     月額基本料金 20,000円(税抜)

     電子サイン利用料金 送信料(1文書あたり) 100円(税抜)

     電子署名利用料金  固定費用(年間/電子証明書1枚)8,000円(税抜)

               送信料(1文書あたり) 300円(税抜)

②各種法令への対応を確認する

 契約関係に携わっている従業員等の各種法令(電子署名法、電子帳簿保存法、印紙税法、e-文書法)の理解が必要となります。

 その他、電子契約サービス会社に支払うランニングコスト等の費用、取引先への説明、セキュリティー面等の諸問題が生じますが、導入し、効果は大きい場合はご検討いかがでしょうか?

 

 



(記事)【所員:春木】

 

 

 

 

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